MY DAILY ROUTINE !

 

 

Voici, en gros, les tâches qui me sont confiées en tant que French Rep chez Bontour :

 

• Check-in et check-out (accompagnement des groupes dans les procédures d’embarquement et de débarquement) au Elizabeth Harbour de St Helier.

• Réservation / annulation / modification auprès des prestataires concernant la venue des groupes de la semaine en cours via mail et téléphone.

• Rapports quotidiens via mail, téléphone et fax avec ma correspondante française Francyska Garoche de Condor Ferries – St Malo concernant le programme des clients groupes Condor Ferries (majoritairement scolaires, clubs, incentives et FIT).

• Réception et remise des vouchers à Tantivy (compagnie de cars en charge de nos touristes).

• Visites quotidiennes au restaurant « The Mayfair » accueillant nos excursionnistes (déjeuner ou diner) en tant que représentante française (veiller au bon déroulement de la journée, s’assurer de la satisfaction des clients, coordonner les prestataires réservés et signature des vouchers).

• Emission de vouchers, rédaction de lettre de bienvenue, composition des enveloppes d’accueil pour les clients envoyés par les Tour Opérateurs français avec lesquels nous collaborons (Promovacances Karavel, Gaeland Ashling).

• Classement et archivage des réservations effectuées, mais aussi de chacune des correspondances échangées avec les prestataires (demandes, confirmations, …).

• Réservations via FSS (logiciel de réservations) : hôtels, traversées, circuits, transferts, … pour les demandes enregistrées par nos T.O.

• Emission de factures.

• Emission de « Cheque-Requests », factures des prestataires à l’appui pour validation et paiement par le « Accounts Department » de Bontour.

• Accompagnement des groupes Condor dans leurs procédures de Check-in (hôtels). 

• Gestion de litiges / plaintes (clients et prestataires entre qui l’agence fait le lien).

• Rédaction de documents d’accompagnement pour les groupes Condor dits « over-night stays » (programme, vouchers, cartes, numéros utiles).

• Gestion d’imprévus en urgence (via le mobile d’urgence qui m’a été attribué) tels que : problèmes avec les pièces d’identité des voyageurs, changement de chiffres de dernières minutes, accidents, prestataires absents, ...

 

 

 

Un peu plus ...

 

• Compétences professionnelles utilisées / acquises.

 

-  Compétences linguistiques (anglais, français, allemand), compétences informatiques (FSS, Excel, Word) et rédactionnelles (correspondance mails via Outlook).

-  Compétences managériales et organisationnelles (groupes à dispatcher, départs des groupes à coordonner, contraintes horaires à respecter, prestataires à manager, programmes à organiser / modifier / reconfigurer, satisfaction à assurer …).

-  Maitrise du logiciel FSS avec lequel l’entreprise effectue et facture les réservations émises.

-  Négociation avec les prestataires (prix de vente en fonction de la marge, frais de réservations, …).

-  Gérer la facturation et les « Cheque-Requests » via Excel.

-  Savoir gérer les situations d’urgence et / ou de dernières minutes.

-  Gérer des plaintes et des litiges.

-  Savoir proposer une offre qui « match » avec la demande du client (même demandes alambiquées).

 

 

Je ne vous cache pas que c'est un travail plutôt fatiguant, et avec pleins de rebondissements !

On ne sait jamais de quoi demain sera fait.

Mais chaque jour j'en apprends un peu plus !

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mais je dois avouer que je suis très contente de ce stage, satisfaite des missions qui me sont confiées, et très bien entourée par des collègues au top !